Compte-rendu de l'Assemblée Générale Extraordinaire du mercredi 8 janvier 2014

Et voici le compte-rendu tant attendu !

28 personnes étaient présentes. Je vais reprendre les différents sujets abordés en me basant sur le plan qui avait été publié avant l'AGE.

Transition du bureau
La déclaration de changement du bureau, ainsi que la déclaration de changement d'adresse du siège, ont été faites le 16 décembre 2013. La trésorerie sera transférée bientôt, notre trésorière d'honneur Marie continue à assurer l'intérim en attendant.

Le président a souhaité insister sur l'implication des membres dans la vie de l'association. Les adhérents n'ont pas besoin de faire partie du bureau pour organiser des évènements. Pour encourager cet état d'esprit, ainsi que pour renforcer l'esprit familial de l'association, les sorties organisées en dehors du créneau habituel des mercredis soirs sont baptisées les "Entre-chats" (© Treyz), et la section dediée sur le forum sera renommée et mise en avant. Ces sorties peuvent être de toute nature : cinéma, théâtre, bowling, concert, restau, etc. Elle ne sont pas limitées aux seuls membres de l'association : vos amis, compagnons, etc. sont les bienvenus, ça peut être un bon moyen de faire découvrir l'association. L'idée est simplement de passer encore un peu plus de temps ensemble dans des contextes différents.

Titres honorifiques
Il a été attribué aux anciens membres du bureau de l'association qui font toujours partie des adhérents les titres honorifiques suivants, en remerciement de leur investissement dans l'association :

• Dan' a reçu le titre d'Intendant d'honneur,
  
• Clément a reçu le titre d'Intendant d'honneur,
  
• Marie a reçu le titre de Trésorière d'honneur,
  
• Stekkos a reçu le titre de Secrétaire d'honneur,
  
• Mary a reçu le titre de Présidente d'honneur,
  
• Olivier a reçu le titre de Président d'honneur.
  

Ces titres n'ont d'autre valeur que symbolique, ils représentent la gratitude et la reconnaissance de l'ensemble de l'association pour tout le temps et toute l'énergie dédiés à son bon fonctionnement.
(Il est à noter que ces titres n'ont pas de rapport avec le statut de "membre d'honneur" tel que défini par les statuts. Lors d'une hypothétique refonte des statuts à venir, ces titres seront mentionnés pour leur donner un caractère plus officiel.)

Droits d'entrée du mercredi soir pour les non-adhérents
Le mode de fonctionnement actuel est le suivant : une personne non membre de l'association désirant participer à une de nos rencontres devra s'acquitter d'un droit d'entrée de 2€.
Afin de renforcer l'aspect ludique de l'association, il a été proposé de laisser désormais le choix à ces "visiteurs" de payer en euros le résultat du lancer d'1d4, ou de s'en tenir à la somme fixe de 2€. Cette proposition a été votée à main levée, et a été acceptée à la majorité. Les quelques ajustements mineurs suivants ont simplement pour vocation de permettre un suivi plus précis des sommes payées : l'association va se munir sous peu d'un carnet de récépissés. Un reçu sera remis à ces participants ponctuels indiquant la somme payée. Si un visiteur décide ultérieurement d'adhérer à l'association, les droits d'entrée payés lors de l'année en cours seront déduits de la cotisation sur présentation des récépissés.

Proposition d'un nouveau pôle
Le bureau a proposé aux membres l'ouverture d'un nouveau pôle ludique : le pôle jeux vidéo. Cette proposition a été votée à main levée, et a été acceptée à la majorité.
Concrètement, le bureau propose d'ouvrir ce pôle certains mercredis soirs, à intervalles d'environ 4 à 6 semaines. Les jeux envisagés seront déterminés sur le forum, et les membres devront apporter leur propre matériel pour y participer (dans un fonctionnement similaire à celui du pôle jeux de plateau). (Pour ceux qui ont connu les soirées jeux de rôles à la Diagonale du Fou, notez bien que contrairement à ces dernières, la présence de jeux vidéo un mercredi soir n'exclut pas les autres activités.)
Dans un premier temps, cette activité sera limitée aux consoles portables, mais une réflexion est en cours pour envisager de l'étendre aux consoles de salon. Une certaine réticence à déplacer leurs consoles de salon a cependant été exprimée par les adhérents. La question de l'affichage reste entière, l'idéal étant un vidéoprojecteur, mais son financement est un obstacle conséquent. Une solution envisagée serait de le financer de façon participative, à l'image de l'achat récent d'une table de décor pour le pôle figurines. Toute autre idée qui nous permettrait un affichage suffisamment grand est la bienvenue.

Site web vitrine pour l'association
La question de l'intérêt pour l'association de disposer d'un site web "vitrine" a été soulevée. Il a été mis en évidence que la seule présence numérique à l'heure actuelle, le forum, est un point d'entrée déroutant. Les membres ont été informés de la mise en place récente d'un e-mail automatique de présentation et de renseignements pratiques lors de l'inscription d'un nouvel utilisateur sur le forum, néanmoins un visiteur ne faisant pas la démarche de s'inscrire n'obtiendra pas cette information. Comme cette mesure est très récente (moins d'un mois), nous n'avons pas encore pu avoir de retour sur son efficacité. L'intérêt en termes de visibilité a été mis en évidence, non seulement pour d'éventuels nouveaux membres, mais aussi pour des partenaires potentiels.
La question du budget est là encore un obstacle. Le coût dépendra fortement du contenu et des fonctionnalités de cette vitrine.
Dans l'ensemble, les membres ont surtout souhaité y voir apparaître une présentation de l'association, incluant des photos. Plusieurs autres contenus ont été proposés, comme par exemple un blog ou un agenda permettant d'avoir une visibilité sur l'activité de l'association, ou encore une page sur le site de réseau social Facebook.
La mise en place d'un site web vitrine a été votée à main levée, et a été acceptée à la majorité.
Une réflexion est en cours, et plusieurs propositions, incluant un budget, seront faites dès que possible. En attendant, la solution d'une présentation sur le forum, avec un lien mis en évidence depuis l'index de celui-ci, a été retenue.

Tournoi de Warhammer 40000 de début d'année
l'organisation d'un tournois en partenariat avec trollune est en cours pour la fin mars/début avril. un appel a été fait aux éventuels intéressé pour l'organisation de cet événement. ces derniers peuvent contacter directement Vilkoyoth.

Tournoi de jeux de plateau
Suite aux discussions passées concernant la visibilité de l'association, très orientée Warhammer 40000 du fait de l'activité en tournois des figurinistes, il a été envisagé d'organiser des tournois de jeux de plateau pour "mettre à niveau" la visibilité de ce pôle. Un réglement "standard" est en cours de rédaction, il a vocation à servir de base pour tous les tournois de jeux de plateau. Le premier de ces tournois est organisé sur le thème des jeux en coopération. Il est prévu pour le début de l'été 2014. Pour plus de détails, voir le sujet dédié ici : https://leschatsgeek.1fr1.net/t947p75-tournoi-jeux-coop.

Dépenses envisagées.
Pas de dépense majeure à prévoir dans l'immédiat.

Élection d'un cinquième membre au bureau
Un seul candidat s'est présenté pour ce poste : Schpeuch. Il a été élu lors d'un vote à bulletin secret, par 24 voix pour et 4 votes blancs.

Autres sujets.
Notre illustratrice ayant réalisé bénévolement les flyers, les cartes de membres et l'affiche du tournoi des Gretchos, à savoir LaetitB, nous a fait savoir qu'elle ne pourra pas prendre de commandes après fin janvier, en raison d'une exposition à préparer.

Suite a l'élection de Schpeuch au bureau, il a été soulevé que son rôle de modérateur du forum n'est pas compatible avec ses nouvelles fonctions. Le bureau va donc désigner un ou plusieurs nouveaux modérateurs. Schpeuch va continuer à assurer l'intérim pendant la transition, qui sera la plus courte possible.


Voilà, je laisse le sujet ouvert si vous avez des remarques ou des questions. Merci de n'aborder ici que le sujet du compte-rendu ou de l'AGE, les autres thèmes sont à aborder dans des topics qui leur seront dédiés.

Mis à part le fait que je doute que l'AG ait eu lieu à une date qui n'existe pas encore, je suis ravi de ce compte-rendu.